| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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El funcionario encargado de cada secretaria realiza la solicitud a través del GED, trámites internos |
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Generar un GED con 3 días de antelación a la fecha de publicación donde se detalle:
1.Ubicación en la página (Ruta)
2. Nombre con el que debe ser publicado el documento, teniendo en cuenta publicaciones históricas y estandarizadas.
3. Fecha inicial de la publicación.
4.Fecha final de la publicación (Si aplica)
5. Documento adjunto con la plantilla oficial de la Alcaldía de Manizales entregada por la Unidad de prensa. Archivo adjunto en PDF.
El responsable debe garantizar que la información esté actualizada, así como definir la periodicidad de actualización de la misma, de acuerdo a los requerimientos de ley. |
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Notificación mediante Publicación Aviso a terceros |
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Cuando no se cuente con la dirección o haya sido imposible la notificación por otro canal, se realiza la publicación de la citación mediante aviso, y se solicita a través del GED trámites internos, para que sea publicada en la página electrónica de la entidad Generar un GED con 3 días de antelación a la fecha de publicación donde se detalle:
1.Ubicación en la página (Ruta)
2. Nombre con el que debe ser publicado el documento, teniendo en cuenta publicaciones históricas y estandarizadas.
3. Fecha inicial de la publicación.
4.Fecha final de la publicación (Si aplica)
5. Documento adjunto con la plantilla oficial de la Alcaldía de Manizales entregada por la Unidad de prensa. Archivo adjunto en PDF.
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Desde el Sistema de Gestión Electrónica GED trámites internos, se radica la solicitud de publicación al responsable de realizar este proceso en la página web de la Alcaldía de Manizales. |
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Funcionario de Gestión Electrónica documental
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El funcionario encargado de la Gestión, confirma el envío al funcionario encargado, quedando con el radicado del documento. |
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El funcionario que realiza la publicación validará la pertinencia de la información a publicar y que cumpla con las políticas de protección de datos personales de la Alcaldía de Manizales. |
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Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
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El Profesional Universitario de la Oficina de Transparencia verificará que la información a publicar cumpla con los protocolos establecidos.
Si cumple se confirma la publicación y se envía el link y/o pantallazo que redirecciona al lugar donde se publicó para que sea verificado y validado por el solicitante. |
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Revisión y seguimiento a los contenidos que por ley se deben estar publicados y actualizados en la página web |
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Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
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Se debe contar con el inventario de documentos que se deben publicar periódicamente en la WEB, a fin de hacer seguimiento a que lo publicado se encuentre debidamente vigente. Con este insumo cada tres meses se hará revisión a los contenidos que por ley deben ser publicados y actualizados periódicamente de no cumplir se le notificará a cada despacho la pertinencia de la publicación. |
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Realizar y custodiar la copia de seguridad de la información publicada en la página web. |
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Contratista Web Master Prensa
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Correo electrónico de Enlace a la copia de seguridad |
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El contrato de soporte de la página web, requiere que el contratista realice las copias de seguridad de la información de la página de manera mensual. El enlace a la copia de seguridad es enviado por el contratista al correo electrónico del Web Master, quien lo descarga y lo sube a la nube. |
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Conservar los documentos publicados |
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Contratista Web Master Prensa
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Copia de seguridad Base de datos de publicaciones Carpetas con los archivos publicados (Menús y submenús) |
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El Web Master, garantizará mediante el seguimiento de la base de datos de publicaciones que la información se encuentre publicada por el tiempo solicitado en el ticket de la mesa de ayuda, o en el Esquema de Publicación. En caso de requerirse el retiro de la publicación de forma anticipada, el solicitante también hará esta petición mediante la herramienta de la mesa de ayuda. Esto permite la trazabilidad de las publicaciones en la página web. Es importante tener en cuenta que el Web Master nunca reemplazará documentos, siempre y cuando el interesado no se lo solicite explícitamente. |
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Conservar las copias de seguridad de la página web. |
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Contratista Web Master Prensa
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Custodiar las copias de seguridad de la página web las cuales estarán disponibles por un periodo de 4 años. |
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