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PROCEDIMIENTO
Administración de contenidos a publicar en la página web de la Alcaldía de Manizales
Versión 1
Código PSI-SAM-PR-023
Proceso Servicios Administrativos Estado Activo
1. OBJETIVO
Publicar información en la página web de la Alcaldía de Manizales, con el fin de cumplir con los requerimientos de los usuarios y la entidad. 
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la información remitida por los funcionarios encargados en cada dependencia, continua con el análisis de la pertinencia de la información a publicar que cumpla con las políticas de protección de datos personales de la Alcaldía de Manizales y finaliza con la publicación y revisión periódica de que los contenidos se encuentren actualizados  
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
1. La información que necesite publicar cada Secretaría, solo se recepciona a través del Sistema de Gestión Electrónica documental GED, trámites internos dirigidos al Profesional Universitario de la Oficina de transparencia.

2. Las solicitudes de publicación deben sean enviadas con tres (3) días de antelación a la fecha de su publicación.

3. El funcionario responsable de la producción y publicación de la información en cada dependencia, validará la calidad, veracidad y pertinencia de la información a publicar, el tiempo de publicación, los títulos de la información y el lugar de consulta de la misma.

4. Aquellas publicaciones extraordinarias, se harán de acuerdo a la petición realizada por el solicitante.

5. El Profesional Universitario encargado de realizar las publicaciones, se regirá por el Esquema de Publicación establecido y publicado en la Sección de Transparencia y Acceso a la Información de la página web.

6. Las solicitudes recibidas a través del GED y asignadas al funcionario responsable de publicar en la página web de la Alcaldía de Manizales. Estas solicitudes deben especificar la siguiente información:

. Ubicación en la página (Ruta)
. Nombre con el que debe ser publicado el documento, teniendo en cuenta publicaciones históricas y estandarizadas.
. Fecha inicial de la publicación.
. Fecha final de la publicación.
. Documento adjunto con la plantilla oficial de la Alcaldía de Manizales entregada por la Unidad de prensa. Archivo adjunto en PDF.

7. Vigencia de la información: Todas las solicitudes de publicación deben de ir acompañadas con una fecha de vencimiento, así como la fecha en que se desea se realice dicha publicación, esto con el fin de mantener la información actualizada y evitar confusiones en el usuario

8. Ortografía y sintaxis de la redacción: Es importante que la información de la cual se solicite su publicación en el sitio web institucional haya sido revisada previamente por su dependencia para vigilar el uso adecuado de la ortografía, así como un orden adecuado en la sintaxis utilizada para la redacción, esto con la finalidad de que el usuario tenga acceso a la información de forma clara y concreta.

9. Ubicación de la información: El sitio web institucional contiene diferentes secciones y se requiere que en cada solicitud se especifique en cuál de ellas se requiere colocar dicha información. La ubicación de las publicaciones, sobre todo en las que se deseen colocar en la página principal, estará sujeta a la valoración pertinente por parte de la Unidad de Prensa.

10. Contacto: En caso de ser necesario y si la dependencia lo considera pertinente, se deberá incluir información de contacto, para que el usuario pueda obtener información adicional del evento, noticia o emplazamiento publicado. Únicamente podrán incluirse direcciones de correo electrónico institucionales, número telefónico de la dependencia, secretaría o unidad, y/o nombres de los responsables del evento o noticia. Tampoco pueden difundirse sitios de red social que sean ajenos a los institucionales.

11. Imparcialidad: La información a publicar no estará orientada a ninguna preferencia partidista o personal, en caso de detectar contenido de este tipo, la Unidad de transparencia gobierno abierto puede evitar la difusión del mismo. 
5. DEFINICIONES
5.1. Sitio Web Institucional: Conjunto de páginas organizadas a partir de una página principal integrando contenido como carteles, posters, archivos, fotografías o aplicaciones interactivas como formularios y buscadores, tiene como objetivo difundir información de interés para la comunidad universitaria  
5.2. JPG (Joint Photographic Experts Group): Formato de compresión e imágenes con alta calidad, se recomienda su uso en fotografías digitales, formato soportado por la mayoría de los navegadores web.  
5.3. PNG (Portable Network Graphics): Formato de compresión de imágenes recomendado ampliamente para imágenes gráficas ya que su uso es soportado por la mayoría de los navegadores web.  
5.4. PDF (Portable Document Format): Formato que se utiliza para intercambiar documentos sin importar el Sistema Operativo, estándar reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).  
5.5. Mb:: Término que hace referencia a los datos informáticos que equivale a un millón de bytes, el byte es la unidad de almacenamiento mínima.  
5.6. Px:: Hace referencia a un pixel que es la unidad básica de una imagen digitalizada en pantalla a base de puntos de color o en escala de grises.  
5.7. DGTIC (Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación): Dependencia que contribuye al logro de los objetivos de la UNAM como punto de unión de la comunidad universitaria para aprovechar los beneficios que brindan las tecnologías de información a la institución.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Las disposiciones vigentes contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), en el Código Contencioso Administrativo (Decreto Ley 01 de 1984) o en las normas que regulan procedimientos administrativos especiales, deben seguirse para asegurar la correcta publicidad de los actos administrativos de carácter particular y concreto expedidos por la ALCALDÍA DE MANIZALES.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
El funcionario encargado de cada secretaria realiza la solicitud a través del GED, trámites internos
Funcionario designado
N° Radicado
Generar un GED con 3 días de antelación a la fecha de publicación donde se detalle:

1.Ubicación en la página (Ruta)

2. Nombre con el que debe ser publicado el documento, teniendo en cuenta publicaciones históricas y estandarizadas.

3. Fecha inicial de la publicación.

4.Fecha final de la publicación (Si aplica)

5. Documento adjunto con la plantilla oficial de la Alcaldía de Manizales entregada por la Unidad de prensa. Archivo adjunto en PDF.

El responsable debe garantizar que la información esté actualizada, así como definir la periodicidad de actualización de la misma, de acuerdo a los requerimientos de ley.
Notificación mediante Publicación Aviso a terceros
Funcionario designado
N° Radicado
Cuando no se cuente con la dirección o haya sido imposible la notificación por otro canal, se realiza la publicación de la citación mediante aviso, y se solicita a través del GED trámites internos, para que sea publicada en la página electrónica de la entidad Generar un GED con 3 días de antelación a la fecha de publicación donde se detalle:

1.Ubicación en la página (Ruta)

2. Nombre con el que debe ser publicado el documento, teniendo en cuenta publicaciones históricas y estandarizadas.

3. Fecha inicial de la publicación.

4.Fecha final de la publicación (Si aplica)

5. Documento adjunto con la plantilla oficial de la Alcaldía de Manizales entregada por la Unidad de prensa. Archivo adjunto en PDF.
Desde el Sistema de Gestión Electrónica GED trámites internos, se radica la solicitud de publicación al responsable de realizar este proceso en la página web de la Alcaldía de Manizales.
Funcionario de Gestión Electrónica documental
No. De Radicado
El funcionario encargado de la Gestión, confirma el envío al funcionario encargado, quedando con el radicado del documento.
El funcionario que realiza la publicación validará la pertinencia de la información a publicar y que cumpla con las políticas de protección de datos personales de la Alcaldía de Manizales.
Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
Información a publicar
El Profesional Universitario de la Oficina de Transparencia verificará que la información a publicar cumpla con los protocolos establecidos.

Si cumple se confirma la publicación y se envía el link y/o pantallazo que redirecciona al lugar donde se publicó para que sea verificado y validado por el solicitante.
Revisión y seguimiento a los contenidos que por ley se deben estar publicados y actualizados en la página web
Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
Informe
Se debe contar con el inventario de documentos que se deben publicar periódicamente en la WEB, a fin de hacer seguimiento a que lo publicado se encuentre debidamente vigente. Con este insumo cada tres meses se hará revisión a los contenidos que por ley deben ser publicados y actualizados periódicamente de no cumplir se le notificará a cada despacho la pertinencia de la publicación.
Realizar y custodiar la copia de seguridad de la información publicada en la página web. 
Contratista Web Master Prensa
Correo electrónico de Enlace a la copia de seguridad 
El contrato de soporte de la página web, requiere que el contratista realice las copias de seguridad de la información de la página de manera mensual.

El enlace a la copia de seguridad es enviado por el contratista al correo electrónico del Web Master, quien lo descarga y lo sube a la nube.
Conservar los documentos publicados 
Contratista Web Master Prensa
Copia de seguridad
Base de datos de publicaciones
Carpetas con los archivos publicados (Menús y submenús)
El Web Master, garantizará mediante el seguimiento de la base de datos de publicaciones que la información se encuentre publicada por el tiempo solicitado en el ticket de la mesa de ayuda, o en el Esquema de Publicación.

En caso de requerirse el retiro de la publicación de forma anticipada, el solicitante también hará esta petición mediante la herramienta de la mesa de ayuda. Esto permite la trazabilidad de las publicaciones en la página web.

Es importante tener en cuenta que el Web Master nunca reemplazará documentos, siempre y cuando el interesado no se lo solicite explícitamente.
Conservar las copias de seguridad de la página web. 
Contratista Web Master Prensa
Nube y medios magnéticos 
Custodiar las copias de seguridad de la página web las cuales estarán disponibles por un periodo de 4 años. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO A
Fecha: 08/Ago/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Ago/2023

 
Nombre: Luz Dary Calvo Mejía
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Ago/2023